Деловая переписка на английском языке «по дефолту»

Несмотря на то, что email — одна из самых старых интернет-технологий (работает еще с 1970-х), многие все ещё не научились эффективно пользоваться ею

Подсчитано, что в среднем обычный менеджер тратит 20–25% рабочего времени на переписку. И несмотря на то, что email — одна из самых старых интернет-технологий (работает еще с 1970-х), многие все ещё не научились эффективно пользоваться ею и так и продолжают игнорировать корректность и грамотность бизнес-корреспонденции.Хотя, навык деловой переписки — это must-have в современной бизнес-среде. Для IT сферы это особенно актуально, так как большинство компаний работает с иностранными заказчиками и соответственно 90% общения происходит на письменном английском.

Почему все таки навыки переписки так важны?

Всем известно популярное в продажах правило «7%-38%-55%» или правило Мерабиана (от имени создателя профессора психологии Альберта Мерабиана). Оно гласит, что эффективность коммуникации на 55% зависит от мимики и жестов, на 38% — от паралингвистических средств (интонации, ритма, тембра и пр.), и всего на 7% — от слов!

Поскольку в письменной коммуникации задействованы только слова, подумайте, настолько они должны быть продуманы, подобраны и взвешены, чтобы компенсировать, недостающие 93%?!
Поэтому садясь за клавиатуру, чтобы написать ответ на очередное письмо вы должны помнить о дух вещах: о читателе и результате. Если выражаться современным англицизмом, то современная бизнес переписка должна быть «читатель-ориентированной». Прежде всего вы должны решить, кто будет читать и какие у ного/нее потребности, какие отношения вы хотите построить с вашим адресатом и подбирать слова, стиль и тон соответственно!
Помочь в этом сможет избежание следующих ошибок, которые уже давно стали, как бы, по-дефолту, и многие даже не воспринимают их как ошибки.

1.Чем больше слов и терминов, тем умнее и профессиональнее я буду выглядеть в глазах адресата.

Это далеко невсегда так. Скорее наоборот. Для определения данного «стиля» в английском используется термин gobbledygook — как и слово само по себе очень сложное и практически нечитабельное с первого раза, так и письма, где присутствует жаргон, ненужные длинные слова, перенасыщение терминологией, много аббревиатур и пр.

2. «Друг, извини, что я написал тебе такое длинное письмо, написать короткое не было времени» © Блез Паскаль

В эпоху цифровых технологий, когда информация распространяется практически молниеносно, нет смысла писать длинными сложными предложениями. Сегодня в бизнес-переписке с новой силой приобретают актуальность избитые фразы о том, что краткость — сестра таланта, а точность — вежливость королей. Вчерашние пафосные клише стремительно выходят из употребления.

    Например:
  • увеличивает лексический запас;
  • усиливает восприятие фильма;
  • моделирует реальные ситуации общения;
  • учит правильному произношению и интонации;
  • позволяет лучше понять менталитет и культуру носителей языка;
  • помогает преодолеть языковой барьер вследствие отработки наиболее распространенных фраз;

Стремитесь сделать свой язык проще и универсальнее, чтобы кто угодно мог понять вас.

3. Письма в стиле «Поток сознания»

Известный приём в литературе начала ХХ века, вряд ли может послужить хорошим выбором для бизнес письма. Даже если вы страстный почитатель Джеймса Джойса, ваши партнёры по бизнесу, клиенты и друзья вряд ли оценят вашу креативную прозу, так как цель бизнес письма быть коротким, информативным и «по-сути». Обязательно структурируйте ваше письмо! В нем должны присутствовать как минимум тема письма, приветствие, цель письма, основная суть, и обязательно следующие шаги. Это большая ошибка и стилистическая и психологическая, не указать, что конкретно вы хотите, чтобы адресат сделал. И завершать письмо следует фразой вежливости (даже если вы очень заняты и спешите!) и подписью.

4. Игнорирование структуры

Обязательно структурируйте ваше письмо. В нем должны присутствовать как минимум: тема письма, приветствие, цель письма, основная суть и обязательно следующие шаги. Это большая стилистическая и психологическая ошибка — не указать, какое конкретное действие вы хотите, чтобы сделала адресат. Завершать письмо следует фразой вежливости (даже если вы очень спешите) и подписью.

5. Всего одна ошибка

Вы не можете позволить себе такой роскоши как ошибка. В деловой переписке это не допустимо. Перечитывайте и перепроверяйте написанное несколько раз, если страдаете невнимательностью.

Конечно, каждый почтовый агент имеет проверку правописания, но, несмотря на это, часто можно увидеть there вместо their, или its вместо it’s (и наоборот). Ещё хуже если вы не исправите stuff на staff или mule на male. А такая распространенная ошибка как Who are you? вместо How are you? уже давно перешла в разряд анекдотов.

    Вот несколько всеми любимых «ляпов»:
  • Needless to say -- Если не стоит говорить, так зачем же тогда говорить?
  • In order to -- Это устаревшая фраза, её легко можно заменить до простого to.
  • Discuss -- Грамматически неправильно использовать discuss about. Слово discuss означает talk about, и употребляя discuss about, вы по сути говорите talk about about.
  • Please find/Please see -- Это пассивные конструкции, которые увеличивают дистанцию между вами и вашим адресатом, и более того, «уменьшают ваши заслуги» активного исполнителя действия. Лучше использовать I am attaching… Here is… Please take a look at my draft… As promised, I have attached…

6. Нет этикет ≠ нетикет

Бизнес-переписке присуща свои культура и правила, которым надо следовать. Например, часто можно увидеть «Без темы» вместо темы письма. Никто ещё не отменял «Правило 15 секунд», которое гласит, что человек тратит не более 15 секунд на то, чтобы решить продолжать чтение письма или отправить его в корзину. Один из самых эффективных способов привлечь внимание и быть прочитанным — это конкретная и интересная тема письма. Во-вторых, письма с темой легче найти, в случае необходимости.

Еще один пример — слова, где все буквы заглавные. Ими пытаются акцентировать внимание, но воспринимаются они как крик. Позвольте адресату самому решить, что важно, А ЧТО НЕТ.

Также не забывайте, что email-переписка существенно отличается от смс, skype и facebook. Фразы типа “Sry 2moro not gr8. Wan2 meet mon? Pls txt me b4 11” не предназначены для отправки через почтовый агент. Есть много других средств коммуникации. И не перестарайтесь со смайликами, восклицательными знаками и прочими символами. Оставьте их для дружеских переписок в социальных сетях.

7. Перед тем, как кликнуть «send»

Позаботьтесь о вашей онлайн-репутации. В письменной коммуникации восприятие — единственная реальность. Ваша задача создать благоприятное впечатление. И вы вправе выбирать, будете ли вы восприняты как образованный, профессиональный и надёжный партнёр или нет. Постарайтесь быть вежливым, но не навязчивым, прямым, но не грубым, чётким, но не резким, и в то же время гибким.

Перед отправкой письма спросите себя: Нет ли грамматических ошибок? Всё ли хорошо с правописанием? Всё ли последовательно? Все ли детали упомянуты?

На заметку, список из 15 наиболее раздражающих фраз в бизнес переписке:

  • At the end of the day
  • At this moment in time
  • With all due respect
  • 24/7
  • Absolutely
  • Awesome
  • Basically
  • bottom line
  • glass half full (or half empty)
  • going forward
  • I hear what you’re saying..
  • Literally
  • move the goal-posts
  • prioritise
  • o be honest/to be honest with you/to be perfectly honest

И напоследок, бизнес сегодня характеризуется намного большей неформальностью, чем 5 лет назад. На встречах, переговорах и конференциях приветствуется более расслабленная манера общения, но многие по-старинке используют лексикон времён молодости королевы Великобритании. Поэтому персонализируйте, вкладывайте чувства, эмоции и креативность. Сделайте письмо личным и оно достигнет своей цели. Успехов!

Для тех, кто хочет сделать свою переписку на английском безупречной, предлагаем ознакомиться с тренингом
Не стесняйтесь переходить по ссылке :)